Noch immer keine Verfahrensdokumentation? Jetzt wird es aber Zeit!
Mit Erscheinen vom 14.11.2014 und letzter Neufassung vom 11.03.2024 hat die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) des Bundesministeriums der Finanzen die GDPdU und die GOBs abgelöst und die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an die digitale Handhabung und Archivierung von finanzrelevanten und geschäftlichen Unterlagen konkretisiert. Sie sind nicht nur nach GoBD verpflichtend, sondern auch ein wichtiger Baustein für ein solides Risikomanagement.
Durch das StaRUG (Stabilisierungs- und Restrukturierungsrahmen-Verfahren) sind Geschäftsführer dazu verpflichtet, Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen diesbezüglich zu ergreifen. Eine Verfahrensdokumentation kann hierfür eine gute Basis darstellen.
Konkret bedeutet das: Eine Kombination aus Verfahrensdokumentation und Risikomanagement hilft nicht nur, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, sondern dabei auch die langfristige Stabilität des Unternehmens zu sichern.
Konkrete Anforderungen
Unternehmen sind dazu verpflichtet, in der Verfahrensdokumentation genau zu beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und auch aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation soll dabei den Betriebsprüfern den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Dokumenten- und Datenverarbeitung — einschließlich der zur Durchführung eingesetzten Hard- und Software — innerhalb eines Unternehmens transparent und verständlich darstellen.
Aus den GoBD ergeben sich dazu nachstehende Anforderungen an die Aufzeichnung und Aufbewahrung von buchführungsrelevanten Dokumenten sowie solchen Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, sowohl auf Papier als auch in elektronischer Form:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit • Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung inklusive der Zeitgerechtigkeit
- Belegwesen (Belegfunktion)
- Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in zeitlicher Reihenfolge und sachlicher Ordnung (Grundbuchaufzeichnung, Journal- und Kontenfunktion)
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Datensicherheit
- Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
- Aufbewahrung
- Datenzugriff
- Zertifizierung, Software-Testate und Anwendungsregelungen
Buchführung verwerfen oder Hinzuschätzung vornehmen
Der gesetzeskonforme Aufbau sowie die richtige Strukturierung einer Verfahrensdokumentation überfordern häufig die meisten Anwenderinnen und Anwender. Selbst wenn man nach bestem eigenem Ermessen eine Verfahrensdokumentation erstellt hat, kann es vorkommen, dass der Betriebsprüfer diese als ungenügend erachtet. Werden bei einer Betriebsprüfung gravierende Fehler sowie zusätzlich eine fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation festgestellt, kann der Betriebsprüfer die Buchführung sogar verwerfen oder eine sogenannte „Hinzuschätzung“ vornehmen.
Ein Beispiel ist ein Fall aus dem Jahr 2010 aus Münster. Hier wurde ein Kleinunternehmen bereits wegen Unstimmigkeiten bei der Kassenprüfung sowie einer fehlenden Verfahrensdokumentation durch das Finanzgericht Münster verurteilt. Bei einem Fall aus dem Jahr 2021 beim Finanzgericht Düsseldorf konnte das Unternehmen unter anderem die geforderten personenbezogenen Daten, nach Artikel 4 Nummer 2 DSGVO, nicht vollständig vorlegen; auch die Einnahmen beziehungsweise Ausgaben der Tageskasse waren nicht rekonstruierbar. Darüber hinaus wurde vom Gericht die fehlende Verfahrensdokumentation angemahnt.
Hilfe für Unternehmen, um Unsicherheiten zu beseitigen
Eine Umfrage des VOI Verbandes Bonn (Verband für Organisations- und Informationssysteme e.V.), ergab, dass vor allem im Mittelstand circa 60 Prozent der Unternehmen noch gar keine Verfahrensdokumentation besitzen und auch nicht über das erforderliche Knowhow verfügen, eine regelkonforme Verfahrensdokumentation zu erstellen. Um diese Unsicherheit zu beseitigen, hat der VOI die „Prüf-/Auditkriterien für digitale Dokumenten-Management-Prozesse und verbundene IT-Lösungen, kurz PKDML, aktuell in Version 5″, zusammen mit dem TÜV-IT Essen herausgegeben. Das Fachbuch bietet einen praxisbezogenen Rahmen für alle Organisations- und Unternehmensgrößen, die gesetzlichen Anforderungen an finanzrelevante Unternehmensprozesse entsprechend gesetzeskonform umzusetzen.
Für Anwenderinnen und Anwender von Unternehmen, die Unterstützung beim Erstellen ihrer Verfahrensdokumentation benötigen, kann natürlich über die Webseite jederzeit die Unterstützung durch VOI-Experten angefordert werden. Expertinnen und Experten des VOI-CERT, der Zertifizierungsstelle des VOI, haben mit dem neuen Coaching-Konzept ein Instrument entwickelt, welches es ermöglicht, auf einfache und nachvollziehbare Weise kostengünstig eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Das Paket beinhaltet eine mehrstündige Schulung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Videokonferenz oder auf Wunsch auch vor Ort, eine bereits vorgefertigte Verfahrensdokumentation und zusätzlich Musterdokumente mit entsprechenden Erklärungen zu deren Verwendung. Außerdem unterstützen Expertinnen und Experten des VOI Anwenderinnen und Anwender bei nachträglich auftretenden Fragen zur Erstellung des Dokumentes.
